ПЕРВЫЙ МЕЖДУНАРОДНЫЙ ФОРУМ КРАУД-ТЕХНОЛОГИЙ
Сергей китайкин: «я не стесняюсь слова «завхоз».
Новости
Выбираем карандаш – какой наш? какой не наш?
ВКонтактеОдноклассникиTwitterFacebookLivejournalМой круг
Таймшиты — излюбленная форма отчетности работодателей, для которых вопрос планирования временных ресурсов не пустой звук. Контролировать нужно не время, а результаты работы, на достижение которых оно было потрачено, предупреждают эксперты.

В нашей компании у сотрудников на составление отчетов уходило по три-четыре часа в день, — вспоминает Андрей Летов, два года назад работавший юристом в небольшой аудиторской московской компании. — По форме документ представлял собой две простые графы — часы«и «проделанная работа». Но трудность состояла в том, что работники в нем прописывали по сути не работу, на которую было потрачено то или иное время, а наоборот». Как результат — в анкетах начальству фиксировалось все подряд: совещания, обеды, перекуры, оформление самих отчетов, но никак не результаты труда. Затем вся эта кипа бумаг складывалась на столе директора, «несколько минут» изучалась и тут же отправлялась в корзину. Сотрудников, впрочем, смущало даже не это. «Начальник юридического отдела, который тоже должен был вести подобные записи, в своих отчетах отделывался фразами вроде „работа на дому“, что ни разу не вызывало нареканий со стороны вышестоящего руководства, — рассказывает Летов. — Вывод напрашивался один — у сотрудников попусту отбирали время. После нескольких месяцев такой работы люди были без сил. Вместе с отчетами некоторые из них стали отправлять руководству заявления об увольнении». Приняв предложение от крупного издательского дома, покинул компанию и собеседник Office magazine. Сейчас он получает зарплату в два раза выше прежней и вполне доволен новым местом работы. По его словам, теперь учет его времени ведется исключительно виде планирования: он ставит перед собой конкретную задачу и через неделю-две отчитывается сторого по результатам.

На самом деле страсть управленцев к отчетам уходит далеко во времена Древнего Египта. Игравшие тогда огромную роль в экономике страны хозяйства вельмож имели так называемых домоправителей. Им, в свою очередь, подчинялись писцы, хранители ведомостей, мерщики и счетчики зерна. Все эти люди следили за хозяйством, и отчетность, как пишут историки, в связи с этим стояла на высоком уровне: домоправитель неизменно представлял хозяину пространные ведомости, хранитель хозяйственных книг предъявлял отчет за весь прошлый год. «Вельможа, получая ежегодные отчеты, мог следить и контролировать результаты работы земледельцев и пастухов, рыболовов и птичников, огородников и садовников, пекарей и пивоваров, ювелиров и гончаров, каменотесов и ткачей, плотников и столяров, судостроителей и художников», — описывается в учебнике В.П. Буданова «История мировых цивилизаций».

Своей популярности отчеты не утратили и по сей день. Правда, как показывает практика, многие работодатели так до конца и не понимают, как с их помощью можно понять трудопотери и в конечном итоге увеличить прибыль предприятия. Изводя своих подчиненных еженедельными, а то и ежедневными отчетами о проделанной работе, они полагают, что такая практика дисциплинирует, организует работу, людей и процессы. На деле нередко выходит все наоборот. «В компаниях, где идет перекос в сторону формальной стороны дела, люди постепенно перестают чувствовать ответственность и как результат — теряют стимул исправлять ошибки, развиваться дальше, делать свою работу лучше», — комментирует гендиректор регионального агентства по подбору персонала Владимир Агафонов. Кроме того, неграмотно составленные отчеты отнимают драгоценное время сотрудников, вызывают у них раздражение, что в конечном итоге может привести к саботажу.
Иногда учет рабочих часов позволяет понять причины снижения производительности труда рабочих. Во многих случаях сотрудники тратят много времени на выполнение той или иной операции просто потому, что не умеют делегировать полномочия. Под этим часто скрывается и нежелание менеджера обучать кадры. «Как правило, такое поведение вызвано стремлением быть незаменимым в компании человеком», — поясняет Агафонов. Что, впрочем, не всегда заканчивается удачно. Агафонов вспоминает случай, когда начальник отдела заказов небольшой компании по производству металлоконструкций, нередко бравшийся на себя проекты подчиненных, в конечном итоге «выдохся» и был вынужден отправиться на «заслуженный отдых». Работодателю от такого усердия лучше не стало. На поверку вышло, что в отделе он действительно был незаменимый: количество клиентов с его уходом сократилось как минимум наполовину.
По наблюдениям специалистов по тайм-менеджменту, в компаниях, где не занимаются хронометражом, люди откровенно позволяют себе бездельничать. Некоторые работодатели, начиная понимать весь ужас ситуации, увольняют нерадивых подчиненных или принимают другие репрессивные меры. «Одному своему менеджеру мне пришлось сократить зарплату», — признается директор небольшой компании, занимающейся производством лесопильного оборудования.
По мнению Агафонова, в некоторых случаях отчеты действительно помогают наглядно отобразить «хозяйственные» процессы компании. Как правило, такие документы имеют четкие критерии оценки работы: название проекта, конкретные действия, сроки. Особенно эффективны такого рода «ориентиры» для специалистов клиентских отделов, которые так или иначе работают с оглядкой на установленные в компании нормативы. А также для работников производственных компаний, действия которых в общем рабочем процессе более-менее ясны.
Но как быть с представителями творческих профессий? Как померить результат их труда? Собственно, так называемые таймшиты в свое время и были заимствованы из западной практики многими российскими клиентскими компаниями, консалтинговыми, маркетинговыми и PR-агентствами, для подсчета себестоимости интеллектуальных услуг. Человек в таких отчетах подробно расписывал свою работу — что именно и в какое время он делал. Пусть это и не самый совершенный, но на данный момент единственно понятный способ оценки стоимости менеджера на проекте, отмечают эксперты. Отчасти такой математический подход к результатам творческого труда даже оправдан, ведь даже самый покладистый дизайнер вряд ли согласится бесплатно общаться с клиентом, часами убеждая его в правильности своей идеи: за время, которое уходит на «притирку» и выяснение общих интересов, клиент, как правило, не платит. Другое дело — попытаться заставить того же креативного работника четко сформулировать мысль, за что он, собственно, получает деньги. То же касается HR-специалистов: количество закрытых с его помощью вакансий еще ни о чем не говорит — сотрудники, рекомендованные им той или иной компании, должны, прежде всего, пройти испытательный срок.
Чтобы процедура составления отчетов не отнимала у подчиненного слишком много времени, постарайтесь сделать их максимально простыми в использовании. Как отмечают специалисты, на изучение одного такого документа, не должно уходить более 20—30 минут: составленные в результате анализа данных, они должны быть наглядны и не вызывать дополнительных вопросов. И не содержать «отвлекающей» информации. Если, к примеру, отчеты делаются для подсчета тех же маркетинговых затрат по различным продуктам, в них достаточно прописать время, потраченное на каждый из этих продуктов. Все остальное — детали, отражающие степень аккуратности и собранности подчиненного.

Читайте так же

Баннер справа
Июнь-июль